Política Interna - POL-GEC-006

1. Enquadramento e disposições iniciais

1.1. Âmbito e objectivos

A presente Política de Privacidade visa informar aos titulares de dados sobre a forma como a ESPAES - Empresa de Serviços Partilhados e Especializados, recolhe, utiliza, armazena os dados pessoais em conformidade com o previsto na Lei de Protecção de Dados Pessoais - Lei n.º 22/11, de 17 de Junho.

A presente Política é aplicável a todos os dados pessoais tratados pela ESPAS, sejam de Clientes, Colaboradores, Prestadores de Serviços, Parceiros ou outros titulares de dados, no âmbito das suas actividades institucionais e comerciais.

1.2. Responsável

A Presente Política é da responsabilidade da Direcção Jurídica e Compliance (DJC), sob supervisão do Comitê de Gestão e aprovada pelo Administrador Único (AU).

1.3. Revisão e actualização

A Política deve ser revista com uma periodicidade mínima de três (3) anos ou sempre que se verificar necessário, de acordo com a prévia autorização do Comitê de Gestão e aprovado pelo Administrador Único.

1.4. Enquadramento legal, regulamentar e normativo

Ao longo da norma de processo são referenciados documentos internos e externos que complementam os princípios do processo em causa. Por conseguinte, e para uma melhor compreensão das temáticas desenvolvidas, deve ser considerada a leitura dos seguintes documentos:

1.5. Abreviaturas e Conceitos

Os conceitos de seguida elencados devem prevalecer ao longo do texto desta política, com a definição que lhes é formulada:

1.5.1. Abreviatura

• AU: Administrador Único
• BI: Bilhete de Identidade
• CG: Comitê de Gestão
• DJC: Direcção Jurídica e Compliance
• NIF: Número de Identificação Fiscal

1.5.2. Conceitos

Dados Pessoais

É a informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados). É considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, directa ou indirectamente, em especial por referência como: nome, número de identificação, dados de localização, identificação por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos de identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social.

Titular dos Dados

A pessoa singular a quem os dados pessoais dizem respeito;

Tratamento de Dados

Qualquer operação efectuada sobre dados pessoais, como a recolha, registo, organização, conservação, alteração, recuperação, utilização, divulgação ou eliminação;

Responsável pelo Tratamento

A entidade que determina as finalidades e os meios de tratamento dos dados pessoas.

2. Recolha e Tratamento de Dados Pessoais

A ESPAES procede à recolha e ao tratamento, entre outros, dos seguintes dados pessoais:

1. Dados de identificação:
   • nome completo
   • data de nascimento
   • número do BI ou passaporte;
   • Cartão de residente.
2. Dados de contacto:
   • endereço de e-mail
   • número de telefone e
   • morada;
3. Dados profissionais:
   • Cargo
   • Entidade empregadora
   • Endereço da entidade empregadora e
   • Histórico profissional;
4. Dados financeiros:
   • NIF e
   • Informações de facturação;
5. Dados biométricos:
   • impressões digitais;
   • Reconhecimento facial;
   • Reconhecimento de voz;
   • Padrões de iris;
   • Geometria da mão.
6. Outros dados necessários para o cumprimento das obrigações legais e contratuais.

A ESPAES assume que os dados foram fornecidos pelo titular dos mesmos ou que este deu autorização para o efeito e presume que os mesmos são verdadeiros e encontram-se actualizados.

2.1. Meios de Recolha de Dados

Os dados pessoais podem ser recolhidos através dos seguintes meios:

• Correio electrónico;
• SMS;
• Website;
• Chamadas telefónicas;
• Presencialmente;
• Através de aplicações ("apps") instaladas em dispositivos móveis;
• Redes Sociais;
• Biométrico; e
• Sistemas de vídeo vigilância.

Os dados recolhidos são processados e armazenados informaticamente e, no estrito cumprimento da Lei de Protecção de Dados Pessoais, sendo armazenados em bases de dados específicas, criadas para o efeito, pela ESPAES ou pelas entidades por esta subcontratadas.

Alguns dados recolhidos no website são de preenchimento obrigatório e, em caso de falta ou insuficiência desses dados, a ESPAES poderá não conseguir prestar os serviços ou as informações solicitadas pelo Cliente e/ou Fornecedor. Em cada caso concreto, a ESPAES deve informar o Cliente e/ou Fornecedor da natureza obrigatória do fornecimento dos dados pessoais em causa.

Caso o Cliente e/ou Fornecedor aceda a área de utilizador através de uma rede social, o mesmo deverá concordar que a ESPAES utilize e guarde as informações relacionadas com o seu perfil. A mesma rede pode enviar a ESPAES informações, em conformidade com as suas políticas, que pode incluir, nome, foto de perfil, género, lista de contactos e quaisquer outras informações que o utilizador tenha escolhido disponibilizar. Outras informações relativas a recomendações trocadas entre o Cliente/Fornecedor e os seus contactos também podem ser partilhadas. Se o Cliente/Fornecedor pretender evitar tal partilha poderá fazê-lo editando as definições de privacidade da rede social.

2.2. Finalidade da Recolha de Dados

Os dados pessoais são tratados para as seguintes finalidades:

• Prestação dos serviços contratados;
• Gestão de relação contratual ou comercial;
• Cumprimento de obrigações legais e/ou regulamentares em matérias de combate ao branqueamento de capitais ou de financiamento de terrorismo;
• Execução de cumprimento ou diligências pré-contratuais;
• Interesses legítimos do responsável pelo tratamento, devidamente ponderado com os direitos dos titulares;
• Realização de acções de promoção e de marketing directo.

2.3. Partilha de Dados

Os dados recolhidos e detidos pela ESPAES poderão ser transmitidos, com respeito pelo dever de confidencialidade e pelo princípio da finalidade que presidiu à sua recolha para as seguintes entidades:

1. Autoridades judiciais ou administrativas, quando exigido por lei;
2. Entidades reguladoras e supervisoras;
3. Prestadores de serviço contratualmente vinculados, sob compromisso de confidencialidade e de protecção de dados;
4. Parceiros institucionais, mediante consentimento do titular;
5. Realização de estudos de mercado, inquérito de avaliação e análise estatísticas;
6. Cumprimento das obrigações em matéria de combate ao branqueamento de capitais ou de financiamento de terrorismo;
7. Realização de acções de promoção e de marketing directo.

2.4. Utilização dos Dados dos Clientes e/ou Fornecedores para os Produtos e Serviços

A ESPAES poderá utilizar os dados dos Clientes e/ou Fornecedores para lhe dar a conhecer sobre os seus produtos e serviços que considerar ser do seu interesse, caso o titular tenha dado o seu consentimento para o efeito. Esta divulgação poderá continuar mesmo após a cessação da sua relação com a ESPAES.

3. Direito dos Titulares dos Dados Pessoais

Nos termos da Lei de Protecção de Dados Pessoais, além dos demais direitos nela previstos, a ESPAES garante o direito de acesso, actualização, rectificação ou eliminação dos seus dados pessoais, a qualquer momento. Conferimos-lhe também o direito de oposição à utilização dos dados facultados para fins de marketing, para o envio de comunicações informativas ou de inclusão em listas ou serviços informativos.

Caso o Cliente e/ou Fornecedor não tenha efectuado aquando da recolha dos dados, poderá enviar um pedido posteriormente. O exercício destes direitos deverá ser realizado através do seguinte endereço de correio electrónico: [email protected].

4. Conservação dos Dados

O período durante o qual os dados são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada. Sempre que não exista uma exigência legal específica, os dados serão armazenados e conservados apenas pelo período mínimo necessário para as finalidades que motivaram a sua recolha ou o seu posterior tratamento ou, pelo espaço de tempo autorizado pela Agência Nacional de Protecção de Dados, findo o qual os mesmos serão eliminados, ou tornados anónimos.

5. Segurança dos dados pessoais

A ESPAES assume o compromisso de garantir a protecção e a segurança dos dados pessoais dos titulares, adoptando para o efeito medidas de segurança de natureza técnica e organizativa, adequadas a prevenir a divulgação, perda, uso indevido ou acesso não autorizado, bem como qualquer outra forma de tratamento ilícito dos dados pessoais.

No âmbito das suas actividades, a ESPAES exige aos seus parceiros a implementação de medidas de segurança equivalentes às que adopta internamente, assegurando o mesmo nível de protecção de dados pessoais tratados.

Sem prejuízo das medidas adoptadas, recomenda-se que os utilizadores adoptem práticas de segurança adicionais, tais como:

Utilização de equipamentos actualizados e devidamente configurados;

1. Navegação através de browsers seguros, com firewall activo, antivírus e anti-spyware instalados;
2. Verificação de autenticidade e reputação dos websites visitados, evitar o acesso a páginas não confiáveis.

6. Licenciamento e Conformidade Legal

A ESPAES declara que possui as licenças, autorizações e credenciais legalmente exigidas para a recolha, autorização e credenciais legalmente exigidas para a recolha, utilização, armazenamento e tratamento de dados pessoais, independentemente do meio ou formato em que estes sejam obtidos (físico, digital, vídeo ou outro). O tratamento de dados pela ESPAES é realizado em estrita conformidade com a legislação vigente em matéria de protecção de dados pessoais, garantindo que todos os procedimentos adoptados observam padrões técnicos e organizacionais adequados para a integridade, confidencialidade e segurança das informações.

7. Comunicação

A ESPAES reconhece que poderá comunicar dados dos utilizadores, no âmbito de processos de fusão, aquisição e/ou incorporação em que se encontre, não se considerando essa comunicação como uma transferência de dados para terceiros, nem existindo qualquer tratamento subcontratado. A ESPAES poderá ainda comunicar ou transmitir dados a terceiros no âmbito de investigações, inquéritos e processos judiciais e/ou administrativos ou de natureza semelhante, desde que para tal seja devidamente ordenada por ordem judicial nesse sentido, ou quando a comunicação ou transmissão seja necessária para o cumprimento de obrigação legal a que se esteja sujeito.

8. Transferência de Dados

Caso possam ocorrer transferências de dados para outros países, a ESPAES cumprirá com a lei, nomeadamente no que respeita à adequabilidade do país de destino no que respeita a protecção de dados pessoais e aos requisitos que são aplicáveis a estas transferências.

9. Histórico das alterações

9.1. Propriedades do documento

9.2. Histórico de alterações